As vantagens de ter uma boa estratégia de comunicação unificada

O que as empresas podem fazer para que os funcionários se mantenham em contato com seus colegas e trabalhem de modo eficiente com equipes remotas pelo mundo todo?

Uma boa estratégia de comunicação unificada é fundamental para que os trabalhadores se mantenham produtivos e colaborem de forma natural com seus colegas por todo o mundo. Com um sistema de conferência bem projetado e instalado, as equipes podem colaborar de maneira eficiente e tomar importantes decisões de trabalho, mesmo que não estejam fisicamente em uma mesma sala, país ou até mesmo continente. Assim, não importa onde elas estejam, suas ideias poderão ser ouvidas, vistas, debatidas e ampliadas com naturalidade e eficácia.

A importância da audioconferência

Ao planejar sua estratégia de comunicação unificada, é importante não esquecer que, embora o vídeo de uma conferência costume ser o primeiro elemento lembrado, o áudio tem a mesma importância. Ainda que a possibilidade de ver os participantes da reunião ajude a desenvolver compreensão, acompanhar a linguagem corporal e construir relacionamentos, se você não puder ouvi-los ou ficar pedindo o tempo todo que as informações sejam repetidas devido a conexões de baixa qualidade, isso logo vai gerar cansaço e frustração em todos, e a reunião será bem menos produtiva do que poderia ser.

Cabe mencionar também que um som de má qualidade costuma ser o principal motivo de reclamação de quem usa sistemas de conferência audiovisual. Além de simplesmente não conseguirmos ouvir quando fazemos uma chamada usando um equipamento desatualizado, há outros problemas, como a captação de ruído que prejudica a compreensão do que é dito, conversas cruzadas porque as pessoas não podem se ver e ouvir adequadamente, sem mencionar a captação deficiente dos que falam mais baixo ou se sentam mais distante do microfone.

Investindo em um sistema que ofereça um som claro, uniforme e muito nítido, a comunicação interna será mantida seja qual for a situação, e os trabalhadores remotos poderão apresentar a mesma produtividade que teriam se estivessem presentes em um escritório convencional. Além disso, ao realizar reuniões com clientes externos, um sistema assim acrescenta um nível extra de profissionalismo impossível de ser alcançado com celulares e aplicativos de videochamada.

Garantir que seu sistema esteja configurado da forma correta para a sala específica e que os microfones e alto-falantes estejam bem posicionados fará uma enorme diferença no combate ao som de baixa qualidade. Um bom sistema de conferência audiovisual deve fazer com que todos os participantes se sintam como se estivessem presentes na sala, não importam onde estejam localizados fisicamente. Só assim o sistema será realmente eficaz.

Considere a facilidade de uso

A aceitação dos usuários também não deve ser deixada de lado. As pessoas precisam sentir que podem confiar no sistema e ficar à vontade ao usá-lo. Por exemplo, muita gente não gosta de um sistema de vídeo em que vê a si mesma na tela, nem da sensação artificial de precisar falar alto em um microfone central. Quanto mais intuitiva e natural for a experiência — seja com um posicionamento discreto dos microfones ou com diversas opções de tela —, mais compreensão existirá e mais o investimento terá valido a pena.

Se o sistema escolhido for confiável e fácil de usar, e atuar como uma ferramenta que poupe tempo, maior será a probabilidade de ele ser adotado e não evitado pelos funcionários. Todos já passamos pela situação de entrar em uma sala de reunião e não conseguir realizar uma chamada porque a tecnologia nos deixou na mão. Em uma reunião interna, isso gera frustração e perda de tempo, mas em uma reunião com um cliente, cria uma impressão de antiprofissionalismo e uma péssima primeira impressão. Os funcionários precisam de equipamentos em que possam confiar. Se eles tiverem dificuldade de conversar com seus colegas ou coletar informações, vão acabar se sentindo isolados ou incapazes de realizar as atividades desejadas. Além de outras vantagens, oferecer formas de trabalho flexíveis e demonstrar preocupação com a situação das pessoas pode fazer com que os funcionários se sintam mais valorizados, reforçar a fidelidade com a empresa e, com isso, aumentar as taxas de retenção, criando um claro benefício para os negócios.

Celulares e troca de mensagens continuam sendo importantes para praticamente toda atividade, mas uma sólida e completa estratégia de comunicação unificada beneficiará sua empresa de várias formas: vai manter sua produtividade e capacidade de comunicação, ajudar você a reter funcionários, oferecer flexibilidade e agilidade a profissionais que exigem cada vez mais novas modalidades de trabalho e assegurar que sua empresa seja capaz de se adaptar a eventos externos com mais agilidade. Os trabalhadores remotos poderão acessar a mesma funcionalidade que seus colegas localizados fisicamente no escritório sem o aborrecimento de precisarem se locomover durante uma greve de transportes, e — o mais importante — a empresa continuará funcionando mesmo quando ocorrer algum imprevisto mais sério.

Andrew Low

Andrew é gerente de Marketing Global da área de Sistemas Integrados. Quando não está trabalhando com tecnologias de áudio, ele pode ser encontrado pelos pubs londrinos tocando (mal) sua guitarra. Morador de Londres há dez anos, Andrew deu um verdadeiro salto em sua carreira depois de estudar no campus de Nova York da School of Audio Engineering.